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5º Passo - Excelência na Execução

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Nas edições anteriores abordamos quatro dos cinco passos: Disposição Correta, Intercessão, Visão e Comando. Chegamos agora ao passo da Execução com Excelência, a parte prática, o momento de “colocar a mão na massa”.

Executar com excelência implica em três elementos: programação das atividades, qualidade do produto e serviço e sistemas de informações.

Programação das atividades

Um dos principais motivos de prejuízo para pequenos empresários é a não programação das atividades da empresa. O trabalho em excesso, por exemplo, além de causar a insatisfação do funcionário que se sente explorado, compromete a qualidade do produto ou serviço oferecido e gera retrabalho. Por outro lado, manter uma estrutura maior do que a demanda acarreta, além do alto custo fixo, problemas ocasionados pela ociosidade da equipe, como disputas internas e fofocas. Podemos concluir então que não programar é prejuízo na certa.

Ciclo - Programação nada mais é do que organizar ‘o que’ fazer e ‘como’ fazer dentro de um determinado ‘tempo’, denominado ciclo, que pode ser mensal, semanal ou diário, dependendo da dinâmica da empresa e das exigências da clientela. Para a maioria das empresas uma boa programação semanal, com ajustes diários, é suficiente.

Quem decide - Além da definição do ciclo, a programação envolve outros fatores. O primeiro deles diz respeito à necessidade de ter um responsável por tomar a decisão final sobre a programação. É preciso, em primeiro lugar, decidir o que entra na programação. Depois, apontar quem ficará responsável por decidir o que fazer na ocorrência de eventuais problemas, na necessidade de fazer pequenos remanejamentos.

Consagração ao Senhor - O segundo fator é a consagração das atividades ao Senhor. Isso implica “em colocar Deus no negócio”. A aprovação final deve vir dEle. “No lugar onde ouvirdes o som da buzina, ali vos ajuntareis conosco; o nosso Deus pelejará por nós.” (Neemias 4:20). Consagrar é atrair a bênção de Deus para cada dia ou período de produção e dar liberdade para que Ele direcione e capacite todos os envolvidos no processo. “Eu lhes respondi: O Deus dos céus fará com que sejamos bem-sucedidos”. (Neemias 2:20).

Troca de informações - O terceiro fator é a troca de informações, que consiste em ouvir todas as pessoas ou áreas envolvidas. “Também lhes contei como Deus tinha sido bondoso comigo e o que o rei me tinha dito. Eles responderam. “Sim, vamos começar a reconstrução”. (Neemias 2:18).

Recursos Humanos - O quarto fator é levar em consideração os talentos envolvidos, ou seja, a mão de obra disponível. “... aos judeus, aos sacerdotes, aos nobres, aos oficiais e aos outros que iriam realizar a obra”. (Neemias 2:16). É importante estimular as pessoas de modo que se envolvam de corpo e alma e, assim, fiquem motivadas a participar da programação.

Recursos materiais - O quinto fator representa calcular e disponibilizar corretamente os recursos materiais, como matéria-prima e ferramentas adequadas, necessários para a realização das atividades programadas.

Logística - Por fim é necessário casar os diversos recursos – humanos, materiais, equipamentos – com a parte dinâmica – transportes, deslocamentos, informações – visando executar as atividades da empresa de forma coordenada.

Qualidade do produto e serviço

Qualidade é entregar o produto ou serviço exatamente como foi vendido ou prometido ao consumidor, de modo a satisfazer suas expectativas. Os clientes que adquirem os produtos chineses comercializados nas populares lojas de R$ 1,99, por exemplo, são cientes de baixo nível de qualidade que possuem. O inverso acontece com alguém que compra um carro Mercedes Benz, que paga muito e espera um alto nível de qualidade do produto. Assim, qualidade está ligada ao nível de expectativa que o consumidor tem do produto ou serviço, e ao preço pago pelo mesmo. O papel da empresa é entregar o produto dentro (ou acima) das características que foi oferecido ao consumidor.

Qualidade é constituída por dois conceitos: padrão e evolução.

Padrão - Consiste em definir especificações e parâmetros para cada produto que devem ser rigorosamente seguidos.“E sucedeu que, desde aquele dia, metade dos meus servos trabalhava na obra, metade deles tinha as lanças, os escudos, os arcos e as couraças; e os líderes estavam por detrás de toda a casa de Judá. Os que edificavam o muro, os que traziam as cargas e os que carregavam, cada um com uma das mãos fazia a obra e na outra tinha as armas”. (Neemias 4:16-17).

Evolução – Para permanecer no mercado, todo produto ou serviço tem que evoluir. Sempre que é detectado um problema no padrão do produto ou surge uma adversidade durante o processo ou os clientes passam a desejar algumas mudanças, há a necessidade de mudá-lo para melhor. E essa mudança leva o nome de evolução. O primeiro foco da evolução é externo, motivado pelas mudanças nas  necessidades e expectativas do consumidor. Já o segundo é a mudança nos aspectos internos da empresa, visando otimizar o processo e a lucratividade. “Então pus guardas nos lugares baixos por detrás do muro e nos altos; e pus ao povo pelas suas famílias com as suas espadas, com as suas lanças, e com os seus arcos. E olhei, e levantei-me, e disse aos nobres, aos magistrados, e ao restante do povo: Não os temais; lembrai-vos do grande e terrível Senhor, e pelejai pelos vossos irmãos, vossos filhos, vossas mulheres e vossas casas. E sucedeu que, ouvindo os nossos inimigos que já o sabíamos, e que Deus tinha dissipado o conselho deles, todos voltamos ao muro, cada um à sua obra”. (Neemias 4:13-15). Podemos dizer que as empresas que não se preocupam com a evolução de seus produtos estão fadadas ao fracasso no médio e longo prazos, ainda que apresentem grandes lucros na atualidade.  Já as que buscam a evolução, entram no ciclo virtuoso: aprender/copiar, fazer, corrigir, criar algo novo. Se queremos perpetuar nossas empresas, precisamos estar abertos a avaliar periodicamente e aprimorar os processos de produção.

Sistemas de informações

Para o pleno êxito de uma empresa é fundamental o compartilhamento de dados e informações com todas as pessoas e áreas envolvidas. São três as ferramentas utilizadas para este fim.

Ensino - A primeira delas é o ensino. A maioria dos pequenos negócios começa com uma pessoa que possui um conhecimento acima da média para determinada atividade. Mas se a empresa pretende crescer e alcançar altos níveis de satisfação dos seus clientes, então este conhecimento deverá ser compartilhado a todos os envolvidos no processo. Mas algo importante deve ser considerado: ensinar vai além de simplesmente transmitir conhecimento. É também motivar as pessoas a aprender. O ensino se dá em dois níveis: no coletivo, através de reuniões, cursos e treinamentos em que se transmite o conhecimento teórico; e no aprendizado particular, em que se transmite o conhecimento prático e que acontece em quatro etapas sequenciais. A primeira etapa é quando o professor faz e o aluno apenas observa. A segunda é quando o aluno faz e o professor ajuda. A terceira é quando o aluno faz e o professor revisa. A quarta e última é quando o aluno faz e o professor apenas cobra resultados. Inclusive, estas 4 etapas podem ser utilizadas como um bom teste  para saber se uma pessoa possui, ou não, talento e disposição para atuar em determinada função.

Manuais - A segunda ferramenta são os manuais das regras escritas. É imprescindível estabelecer padrões de normas e condutas para toda a empresa, sempre de maneira escrita para que os funcionários possam fixá-los com mais facilidade. Não podemos deixar de mencionar a importância dos relatórios gerenciais de papel. Conforme preconiza o ditado, “Tudo o que não se pode medir, não se pode melhorar”. “Disse mais: Não é bom o que fazeis; porventura não andaríeis no temor do nosso Deus, por causa do opróbrio das nações, os nossos inimigos?” (Neemias 5:9).

Sistemas de controle - A terceira ferramenta são os sistemas para organizar e controlar as operações. Toda empresa deve contar com processos e controles confiáveis. Vejamos o exemplo de 3 empresas que estão tendo prejuízos, mas uma não possui nenhum controle organizado de suas atividades, apenas o “que está na cabeça” do empresário; uma segunda possui um bom sistema de controle manual e a terceira que possui um bom sistema informatizado.

As três estão perdendo dinheiro, mas a primeira nem sabe se está perdendo, nem quanto e nem as causas; a segunda vai detectar quanto e onde ela está perdendo dinheiro mas com um certo atraso que aumenta os prejuízos; e a terceira consegue detectar e estancar rapidamente o prejuízo, além de contar com informações que poderão auxiliar o empresário a tomar decisões preventivas.

Olhando para a experiência de Neemias, os sistemas informatizados podem ser considerados as buzinas dos dias atuais, os sinais de alerta. Pois eles são capazes de mensurar todos os processos, parâmetros, receitas, custos e etc... em tempo hábil para a tomada das ações necessárias.

* Josias Messias, 43 anos, jornalista, diretor da ProCana Brasil – empresa líder em publicações e eventos voltados ao setor sucroenergético (www.procana.com.br). Preside a Pró-Ribeirânia – Associação dos Empresários e Moradores da Av. Costábile Romano, e é membro do Conselho Deliberativo da Soberp – Sociedade Beneficente Evangélica de Ribeirão Preto. 

 

 

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